Viele Wege führen nach Rom. Dies gilt auch für die Durchführung eines Benchmarking-Projekts. Die verschiedenen Herangehensweisen der Projekt-Abwicklung in der Literatur unterscheiden sich zwar in den Bezeichnungen und in der Anzahl der Phasen, sind aber inhaltlich weitgehend vergleichbar.
- Benchmarking 5-Phasen-Modell
Phase 1: Zielsetzung
Die Zielsetzungsphase hat eine entscheidende Bedeutung für den weiteren Verlauf eines Benchmarking-Projektes. Die Auswahl und vor allem die klare und dokumentierte Abgrenzung des Benchmarking-Objektes sind entscheidend für den Erfolg eines Benchmarking-Vorhabens. Mögliche Fehlerquellen, die den weiteren Projektverlauf beeinflussen können, werden durch eine gute Planung umgangen.
Phase 2: Interne Analyse
Bei der internen Analyse des Benchmarking-Objekts werden die Messgrößen und alle notwendigen Informationen abgeleitet und dokumentiert. Ziel ist es, die Ursache-Wirkungszusammenhänge in der eigenen Organisation so gut zu verstehen, dass den Benchmarking-Partnern später die richtigen Fragen gestellt werden können. Darauf aufbauend werden Vergleichsgrößen definiert und ein Fragebogen entwickelt. Bedingt durch die Bestandsaufnahme der Aktivitäten im Unternehmen ist die interne Analyse vor allem bei Prozess-Benchmarkings die zeitaufwändigste Phase innerhalb eines Benchmarking-Projektes. Sie kann etwa 45% der gesamten Projektlaufzeit in Anspruch nehmen.
Phase 3: Vergleich
In dieser Phase geht es um die Auswahl der Vergleichspartner sowie den eigentlichen Vergleich des zu "benchmarkenden" Objektes, also z.B. den entsprechenden Geschäftsprozess. Sehr häufig werden bei der Partnerauswahl Wettbewerber oder brancheninterne Unternehmen angestrebt. Damit wird allerdings die Zielgruppe möglicher Benchmarking-Partner stark eingeschränkt. Oft sind gerade außerhalb der eigenen Branche innovativere Lösungen für spezifische Problemstellungen zu finden.
Phase 4: Maßnahmen
Die ersten drei Phasen dienen dem Erwerb von Wissen, während nun das gewonnene Wissen in Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt wird. Mit den zu erarbeitenden Maßnahmen werden die festgestellten Leistungslücken geschlossen und damit die Benchmarking-Ziele erreicht.
Phase 5: Umsetzung
Bei der Umsetzung der Maßnahmen ist darauf zu achten, dass das Gelernte nicht kopiert, sondern adaptiert wird. Das bedeutet, sich über den Standard hinaus weiter zu entwickeln. Das Ziel ist, die Geschäftsprozesse, Methoden, Produkte oder Dienstleistungen entscheidend zu verbessern. Anhand der gesetzten Benchmarks kann der Fortschritt, ggf. mit einem erneuten Benchmarking, kontrolliert werden.
